こんにちは、おしょうです。
みなさんは職場で、SkypeやTeamsなどを利用してWeb会議をすることはありますか？
昨年からの新型コロナウイルスの影響で在宅勤務になり、Web会議をするようになった方もいると思います。
私の職場でも昨年より、Web会議をするようになりました。
Web会議をするようになって私が思ったメリット・デメリットを紹介したいと思います。
Web会議のメリット
まずはWeb会議のメリットから解説していきます。
移動時間が不要
Web会議をする前はお客様の会社に伺う、もしくは来社して頂くというように必ず移動時間がありました。
しかし、Web会議ではメールで受信（送信）した会議案内へアクセスするだけで会議を始められます。
そのため、移動にかかっていた時間で他の仕事を進めることが出来ます。
また、移動に伴う交通費などの経費も抑えることができます。
時間短縮に経費削減とダブルで良いことですよね！
会議予定時刻に始められる
先程も記載したようにメールの会議案内へアクセスするだけなので、決めた時間に会議を始めることが出来ます。
Web会議を使用していない場合、移動時の交通渋滞などで大幅に会議時刻を過ぎてしまうことがあります。
相手方に迷惑をかけてしまったり、設定された会議時間内では全ての案件の打ち合わせができず、再度打ち合わせを行うといったような経験がある方もいると思います。
最悪の場合は、打ち合わせ自体を中止または延期となるケースもありえます。
しかしWeb会議ではそういった問題点がないため、予定時刻になればスムーズに会議を始められます。
資料を忘れる事がない
「あっ、あの資料忘れた！」
このような経験はありませんか？
念入りに確認していても忘れてしまう事ってありますよね。
Web会議ではパソコンで画面を共有して打ち合わせを行えるため、資料を忘れる心配がありません。
またサーバーにつながっている状態であれば、急な資料を要求されてもすぐに準備することができます。
あとは、コピー用紙の削減にもなりますよね。
Web会議のデメリット
次にデメリットを解説していきます。
音声が途切れる事がある
Web会議では回線の影響で、音声が途切れる・割れるなどの現象が起きます。
こちらからの音声が聞こえていなかったり、相手方の音声が聞こえないといった事が良くあります。
何度も聞き直しが必要な場合もあります。
直接向かい合っての打ち合わせではこのようなことは起こりませんよね。
相手の表情がわからない
会議中は資料等の画面を共有しながら打ち合わせを行うため、相手の表情が全く分かりません。
やはり直接顔を見て話をするわけではないため、意見が伝わりにくいことがあります。
また、誰が誰に話しかけているのかわからないといったこともあります。
この点では直接顔を見て話をする方が伝わりやすいですよね。
Web会議での注意点
自分が発言しないときは、マイクをミュートにしておく！
私がWeb会議を行う際に注意していることですが、自分が発言していない時はマイクをミュートにするようにしています。
初めてWeb会議を行った際にミュートにしておらず、社内放送やチャイムの音が入ったことで迷惑を迷惑をかけてしまったことがあります。
今は発言していない時は、必ずマイクをミュートにするようにしています。
まとめ
Web会議についての３つのメリット、２つのデメリットについて説明してきました。
現在ではWeb会議をする機会が非常に増えてきていると思います。
まだWeb会議をしていない方や、これからWeb会議の導入を考えられている方は、このメリット・デメリットの記事も参考に検討してみてください。
Web会議を上手に活用し、効率よく仕事をこなしていきましょう。
以上、おしょうでした。
